Viele Menschen nehmen den Frühjahrsputz zum Anlass, auch endlich mal wieder den Aktenschrank zu sortieren. Etliche Ordner, Papiere und Unterlagen sammeln sich mit der Zeit gerne in Schränken und Regalen. Bei all der Ordnungswut muss man mit dem Entsorgen und Entrümpeln jedoch vorsichtig sein – einige Dokumente und Unterlagen sollten nämlich ein Leben lang aufbewahrt werden.
Bevor weggeworfen und geschreddert wird, sollte man zuerst alle Dokumente aufmerksam durchsehen und sorgfältig sortieren. Experten von Stiftung Warentest raten: „Im Notfall ist es hilfreich, wenn wichtige Unterlagen schnell griffbereit und geordnet abgelegt sind. Am besten so, dass auch Verwandte oder Freunde durchblicken, wenn der Besitzer – zum Beispiel wegen Krankheit – sie nicht selber herauskramen kann“.
Hat man sich einen Überblick über die gesammelten Werke verschafft, sollte man unbedingt die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen seiner Unterlagen kennen.
Neben diesen Fristen, gibt es einige Ausnahmen und Sonderfälle. Dazu zählen zum Beispiel Kontoauszüge. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt es hier nicht. Zwar speichern Banken Kontodaten zehn Jahre lang intern ab, benötigt man aber nachträglich einen Auszug, werden dafür meist saftige Gebühren fällig. Daher ist es ratsam, Kontoauszüge drei Jahre lang aufzubewahren.
Wer ausschließlich Online-Banking betreibt, dem rät die Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen, die Dokumente auf dem Rechner abzuspeichern und zusätzlich auszudrucken.
Auch bei Versicherungsdokumenten gelten gesonderte Regeln hinsichtlich der Aufbewahrung: „Versicherungsunterlagen sollte man grundsätzlich für die Dauer des Vertrages, also des Zeitraumes, in dem der Versicherungsschutz besteht, aufbewahren. Am wichtigsten sind hier der Versicherungsschein und der Antrag“, erläutert der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft in Berlin.
Zudem ist es ratsam, bei einer Hausrat- und Gebäudeversicherung Kopien der Policen anzufertigen und diese NICHT zu Hause aufzuheben. Werden die Originale beispielsweise im Falle eines Brandes zerstört, hat man dennoch alle wichtigen Dokumente zur Hand.