Diese Dokumente haben gesetzliche Aufbewahrungsfristen!

1. Erstmal sortieren

2. Lebenslang aufbewahren

3. Bis zur Rente aufbewahren

4. Zehn Jahre aufbewahren

5. Sechs Jahre aufbewahrt werden müssen

6. Mindestens zwei Jahre aufheben sollte man

7. Wie sieht es mit Kontoauszügen aus

8. Das muss bei Versicherungspolicen beachtet werden

9. Unterlagen mit persönlichen Daten richtig entsorgen

Erstmal sorgfältig sortieren!

Bevor weggeworfen und geschreddert wird, sollte man zuerst alle Dokumente aufmerksam durchsehen und sorgfältig sortieren. Experten von Stiftung Warentest raten: „Im Notfall ist es hilfreich, wenn wichtige Unterlagen schnell griffbereit und geordnet abgelegt sind. Am besten so, dass auch Verwandte oder Freunde durchblicken, wenn der Besitzer – zum Beispiel wegen Krankheit – sie nicht selber herauskramen kann“.

Hat man sich einen Überblick über die gesammelten Werke verschafft, sollte man unbedingt die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen seiner Unterlagen kennen.

Lebenslang aufbewahren sollte man:

• Geburtsurkunde
• Heiratsurkunde
• Sterbeurkunden von Angehörigen
• Ausweis / Pass
• Abschlusszeugnisse

Bis zur Rente aufbewahren:

• Arbeitsverträge
• Rentenversicherungsnachweise
• Gehaltsabrechnungen
• Nachweise über Arbeitslosigkeit und Arbeitsunfähigkeit
• Studiennachweise (über Immatrikulation und Exmatrikulation)

Zehn Jahre aufbewahren:

• Für Freelancer und Unternehmer gilt: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen, Buchungsbelege.
• Für Privatpersonen gilt: Rechnungen und Quittungen können entsorgt werden, wenn sie dem Finanzamt vorgelegt und der Steuerbescheid erhalten wurde. WICHTIG: Das Finanzamt darf zehn Jahre rückwirkend steuerrelevante Belege einfordern, sofern der Verdacht einer Steuerhinterziehung besteht.

Wichtig für Selbstständige -  Sechs Jahre aufbewahrt werden müssen:

• Geschäftliche Korrespondenzen
• Lohnkonten
• Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen
• Aufträge
• Versand-, Fracht- und Darlehensunterlagen
• Mietverträge
• Versicherungspolicen
• Geschäftsbriefe

Mindestens zwei Jahre aufheben sollte man:

• Kassenbelege
• Rechnungen von beispielsweise Handwerkern
• Garantien (können auch länger laufen)
• Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen bei einem Hausbau, bei Arbeiten an einer Wohnung oder einem Grundstück ausgestellt wurden
• Mietverträge oder Übergabeprotokolle

Wie sieht es mit Kontoauszügen aus?

Neben diesen Fristen, gibt es einige Ausnahmen und Sonderfälle. Dazu zählen zum Beispiel Kontoauszüge. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt es hier nicht. Zwar speichern Banken Kontodaten zehn Jahre lang intern ab, benötigt man aber nachträglich einen Auszug, werden dafür meist saftige Gebühren fällig. Daher ist es ratsam, Kontoauszüge drei Jahre aufzubewaren. 

Wer ausschließlich Online-Banking betreibt, sollte sich die Daten auf dem Computer abspeichern. Zur Sicherheit können jegliche Dokumente auch noch ausgedruckt aufbewahrt werden.

Das muss bei Versicherungspolicen beachtet werden

Auch bei Versicherungsdokumenten gelten gesonderte Regeln hinsichtlich der Aufbewahrung: „Versicherungsunterlagen sollte man grundsätzlich für die Dauer des Vertrages, also des Zeitraumes, in dem der Versicherungsschutz besteht, aufbewahren. Am wichtigsten sind hier der Versicherungsschein und der Antrag“, erläutert der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft in Berlin.

Zudem ist es ratsam, bei einer Hausrat- und Gebäudeversicherung Kopien der Policen anzufertigen und diese NICHT zu Hause aufzuheben. Werden die Originale beispielsweise im Falle eines Brandes zerstört, hat man dennoch alle wichtigen Dokumente zur Hand.

Unterlagen mit persönlichen Daten richtig entsorgen

• Briefe und Kontoauszüge durch den Schredder jagen
• Kreditkarte oder Datenträger mit persönlichen Daten zerschneiden
• Niemals ungeöffnete Briefe in die Papiertonne werfen – sie sind ein gefundenes Fressen für Datensammler.